各有关单位：
为做好我局档案管理工作，拟引入第三方档案服务机构协助开展省级示范数字化档案室建设、档案室业务建设评价工作和2022年档案整理及数字化加工工作，根据《台州市单位自行采购（零星支出）预算执行确认书》（台州确〔2017〕1682号）等相关规定，经研究决定采用书面询价方式确定一家服务机构，具体要求如下：
一、服务内容
根据台州市医疗保障局档案工作安排，拟开展省级示范数字档案室建设工作、以优秀标准开展档案室业务建设评价工作、以及2022年度的档案整理及数字化加工工作。
二、服务要求：
按照台州市档案局《关于开展2023年度全市数字档案室创建工作的通知》（[2023年]5号）文件要求开展省级示范数字档案室建设；按照台州市档案局《关于开展2023年度全市档案室业务建设评价工作的通知》（[2023年]6号）文件要求开展档案室业务建设评价工作（以优秀等次筹建）；开展2022年局机关文书档案、医保中心业务档案整理及数字化加工工作；以上档案工作需达到市档案馆申报标准后方给予验收通过。
三、概算及评审方法
本次询价总概算控制在 20 万元以内，以单价方式进行询价，按实际数量结算总金额，在最优服务及同等标准要求基础上，采用单价及按附件工作量总价报价最低者成交原则。
四、报名资料
（一）资质材料（7月7日前提供）
1.提供报价人档案业务相关的营业执照、统一社会信用代码证复印件并加盖公章；
2.提供法人代表身份证复印件（如报价方代表不是法人代表，须提供法人代表授权书及被授权人身份证等文件复印件）；
3.提供其他资料：专业技术人员相关证书复印件等；
（二）报价材料（7月10日前提供）
提供《报价一览表》并加盖单位公章；
报价资料内容不符合要求者视为无效报价，以上各项内容均需加盖单位公章，如发现虚假资料，投标单位承担由此产生的一切后果。
五、其他事项
联系人：赵婷婷，联系电话：0576-88513323
现特发出询价函，欢迎符合条件的单位积极响应报名参加。
台州市医疗保障局
2023年6月25日
附件1
示范数字档案室建设标准
一、档案室建设分为规范化数字档案室和示范数字档案室两个等级。
1.“规范化数字档案室”应符合以下基本要求：
（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领
导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工
作职责，建立本单位档案信息化管理制度；
（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，
保证档案信息化工作正常开展；
（3）室藏各类档案全部建立电子目录；
（4）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计
划开展；
（5）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、
管理、存储、利用等基本功能；
（6）档案室提供数字档案电子目录和相关全文的查阅；
（7）档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐
患；
（8）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字
化率不低于60%。
2.“示范数字档案室”在达到“规范数字档案室”基本要求的基础上，还应符合以下必备条件：
（1）室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字
化率不低于80%；
（2）对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室统一管理；
（3）数字档案开发利用实现网络化服务，支持用户在权限
许可范围内在线查看，能为本单位部门和个人提供电子目录和相
关全文的查阅。
二、测评标准
测评依据《浙江省数字档案室建设测评标准》进行打分，采用百分制，测评结果80分（含）至90分命名为“规范化数字档案室”，90分（含）以上命名为“示范数字档案室”。对于系统（行业）已与省档案局联合制定系统（行业）数字档案室测评标准的，按其系统（行业）标准执行。其他单位可参照执行。
项目 | 测评标准 | 标准 分 | 评分细则 | 自评分 | 得分 |
一、组织制 度保障（20分） |
1．将档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领导和相关部门职责。 |
5 | 档案信息化纳入本单位信息化总体规划，列入年度工作计划（2分） 明确分管领导；明确电子文件形成部门、信息技术部门等工作职责；各部门积极配合，解决数字档案室建设中出现 的实际问题（3分） |
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2．建立健全本单位档案信息化管理制度，实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。 |
3 | 制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等，并确保制度落实执行（2分） 单位实现各种门类、载体电子档案集中 统一管理（1分） |
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3．配备责任心强，业务素质好，有一定计算机操作能力的档案管理人员。 |
3 |
近2年档案人员参加过计算机专业培训或档案部门组织的档案信息化相关培训（3分） |
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4．配备必要的数字档案室需要的硬件设备。 |
4 | 配备档案管理应用服务器、档案数据保管和备份设备（2分） 配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备（2 分） |
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5．配备数字档案室需要的软件系统。 |
5 |
软件实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能（3分） 软件实现本单位档案管理各项工作网络化（1分） 软件与单位OA系统有效对接，实现文档一体化（1分） |
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项目 | 测评标准 | 标准 分 | 评分细则 | 自评分 | 得分 |
二、数字档案资源建设（45分） | （一）目录数据库建设 |
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6．建立室藏各类档案目录数据库，实现计算机检索。 |
14 | 100%的室藏档案建立电子目录，包括文书、业务、照片、声像、实物等（10分）档案实体与电子目录一一对应，目录数据完整准确规范（3分） 对于暂未移交至档案室的业务档案，实 现电子目录集中统一管理（1分） |
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（二）档案数字化工作 |
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7．制定档案数字化规划和方案 |
2 | 对本单位档案数字化进行规划，并制定科学的档案数字化方案（2分） |
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8．室藏永久、长期（或 30年）保存的纸质档案数字化工作 |
10 | 室藏纸质档案1000卷以下，数字化完成90%得满分，数字化完成90%以下按本项满分之比例得分；室藏纸质档案1000卷以上，数字化完成80%得满分，数字化完成80%以下按本项满分之比例得分（10分） |
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9．室藏永久、长期（或 30年）保存的其他传统载体档案数字化工作 |
2 |
完成照片类、音视频类档案数字化（2分） |
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10．档案数字化质量符合国家和省有关数字化技术规范的要求 |
2 |
运用检测工具随机抽检图像数据，质量达到规定要求（2分） |
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11．履行档案数字化安全管理职能 |
2 | 制定档案数字化安全管理制度，数字化实施操作过程符合相关要求（2分） |
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（三）档案数据库建设 |
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12．建立档案全文数据库 |
5 | 将档案数字副本纳入全文数据库集中统一管理（5分） |
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13．建立多媒体数据库 |
2 | 建立照片、音频视频等档案数据库（2 分） |
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14．建立专题数据库 |
1 | 根据本单位业务工作内容和利用要求，建成可供查阅的专题数据库（1分） |
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（四）电子文件归档 |
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15．明确电子文件归档范围和保管期限，加强对电 子文件归档的日常监管 |
2 | 按要求制定电子文件归档范围和保管期限表（1分） 档案部门履行监管职责（1分） |
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16．对具有保存价值的电子文件及时归档，并由数字档案室负责统一管理 |
2 | 电子公文、数码照片、行政审批电子文件等及时归档，纳入数字档案室系统统一管理（2分） |
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17．归档电子文件符合国 家和省相关标准 |
1 | 电子文件数据结构和格式符合标准（1 分） |
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项目 | 测评标准 | 标准 分 | 评分细则 | 自评分 | 得分 |
三、数字档案数据管理（10分） | 18．建立数字档案的安全 保管和备份制度 |
3 | 建立数字档案安全保管制度；做好数据 维护和备份管理（3分） |
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19．数字档案数据维护与安全管理 |
3 | 做好数字档案数据的日常管理与维护；定期对载体及其软硬件环境进行检测，建立日志台帐；根据需要，做好相应的 数据迁移、转换工作（3分） |
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20．严格做好涉密数字档案的管理 |
4 | 制定涉密档案数据管理制度（1分）严格区分密与非密，定人定岗进行涉密数字档案管理（2分） 涉密档案数字化加工严格按照相关规 定执行（1分） |
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四、数字档案开发利用（15分） | 21．实现档案室数字档案利用服务 |
5 | 在档案室提供目录和相关全文查阅服务（4分） 实现数字档案的全文检索（1分） |
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22．实现本单位数字档案 网络化利用服务 | 3 | 按权限为本单位部门和个人提供网络 化档案目录和相关全文查阅服务（3分） |
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23．开展数字档案查阅利 用效果登记及统计 | 5 | 开展查阅利用情况自动统计（3分） 开展利用效果登记（2分） |
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24．利用数字档案开展信息加工，进行数字档案信息发布 |
2 | 编制实用的电子档案编研成果；有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果通过网络发布，并且更新及时（2 分） |
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五、数字档案移交备份（10分） | 25．按照档案行政管理部门要求，做好档案登记备 份工作 |
5 | 按照档案登记备份工作相关规定，及时向当地档案登记备份中心进行档案登 记备份（5分） |
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26．按规定做好档案数字副本移交 |
4 | 按照同级国家综合档案馆要求，在移交传统载体档案的同时，移交相 应的档案数字副本（4分） |
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27．按规定做好电子档案移交 |
1 | 按照同级国家综合档案馆要求按时移交电子档案且质量符合档案馆接收要 求（1分） |
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总分 |
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附件2：档案业务评价标准
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
一、体制机制 |
1 |
组织领导 |
建立档案工作责任制 | 1．未明确档案工作分管领导和归口管理部门 | 高 |
查看分工文件或有关制度 |
2．未建立档案管理网络，落实各部门档案工作责任 | 低 |
2 |
机构人员 | 确定档案机构或档案工作人员负责管理本单位的档案 | 3．未配备档案工作人员，高风险；档案工作人员为编外人员，中风险 | 中/高 | 了解档案工作人员配备情况 |
4．档案工作人员缺少档案专业知识，且未参加过档案业务培训 | 低 | 了解档案工作人员知识背景，查看参加培训的记录 |
3 | 监督指导 | 对所属单位的档案工作实行监督和指导 |
5．未对所属单位档案工作开展监督和指导 |
中 | 查看发文、培训、检查等监督指导记录 |
二、设施建设 |
4 |
档案用房 |
配置适宜档案保存的库房 | 6．无独立档案库房或档案库房选址、设计存在危及档案安全的情况 | 高 | 查看有无档案库房及其安全情况 |
7．档案库房面积不足或不能满足未来5年档案保管需求 | 低 | 查看档案库房是否存在胀库风险 |
8．档案库房存在混用现象并危及档案安全的情况，高风险；档案库房堆放与档案工作无关杂物，低风险 | 低/高 |
查看档案库房使用情况 |
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
二、设施建设 |
4 |
设施设备 |
配备必要的设施、设备 | 9．档案装具不符合规定要求 | 低 | 查看档案柜架等装具的质量性能 |
10．未配备温湿度调控、消防、安防等设备或设备不能正常使用 |
高 | 结合楼宇场所实际，查看空调、除湿机、消防器材、防盗设施等设备的使用情况 |
三、业务建设 |
5 |
管理制度 |
依法健全档案管理制度 | 11．未建立包含档案工作体制机制、机构人员、职责分工以及档案业务基本要求的综合性档案管理制度 |
中 | 查看制度文件是否包含相关内容 |
12．未编制文件材料归档范围和档案保管期限表或未报档案主管部门审查同意 | 中 | 查看归档范围保管期限表，并核查其报审情况 |
6 |
统一管理 |
集中、统一管理档案 |
13．文书、科技、专业（业务）、声像、实物档案未按规定集中、统一管理，少1—2类的为中风险， 超过2类为高风险 |
中/高 | 允许因数量、场地、利用等原因，档案实体另行保管，但档案管理状态可控的情形；实际确无某类档案的，可不计入缺少数量。 |
14．到期会计档案未向档案部门实体移交或目录移交 | 低 | 查看移交的会计档案实体或目录 |
7 |
形成收集 |
按规定形成符合要求的归档文件材料，并对各类档案进行收集 | 15．归档文件材料存在组件不齐全、内容不完整等情况 | 中 | 抽查发现超过20卷（盒）的 |
16．党委政府领导批办文件材料、党组会议文件材料、重要会议文件材料、主要业务办理文件材料、重大行政决策文件材料，重大活动、突发事件文件材料等重要档案或大量其他档案未收集，高风险；部分其他档案未收集，中风险 |
中/高 |
抽查发现超过2类重要文件 材料或超过2个档案门类未收集的为高风险 |
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
三、业务建设 |
8 |
整理归档 | 档案整理工作符合标准规范要求，归档及时，履行交接手续 | 17．档案未整理，高风险；档案整理不规范，存在系统性问题，对档案利用造成较大影响，中风险 | 中/高 |
查看档案整理情况 |
18．归档不及时，无归档交接手续或手续不全 |
低 |
查看档案交接文据 |
9 |
保管保护 |
对档案进行安全存储和保管，具备档案安全应急处置能力 | 19．档案库房温湿度严重超标，高风险；未监测和记录温湿度，低风险 | 低/高 |
查看档案库房防护情况 |
20．大量档案存在霉蛀、污损、退变等情况，未采取抢救保护措施 |
高 |
抽查发现超过20卷（盒）的 |
21．光盘、移动硬盘等档案数据存储载体不能正常读取 |
高 | 抽查发现多份载体或大量数据损坏 |
22．未制定档案管理应急预案，中风险；未组织档案管理应急演练，低风险 | 低/中 | 查看应急预案和应急演练记录，档案管理应急演练可随单位整体应急演练进行 |
10 | 鉴定销毁 | 档案鉴定和销毁工作履行必要的手续 | 23．销毁档案未履行鉴定手续，高风险；档案鉴定、销毁程序不规范，中风险 | 中/高 | 查看档案鉴定、销毁记录及销毁清册 |
11 |
利用开发 |
开展档案利用工作，推进档案信息开发工作 | 24．未按规定履行利用审批手续或无档案查阅登记记录，档案开发利用成果出现严重错误或违反规定公布档案 |
高 | 查看档案查阅登记记录和开发利用成果 |
25．未建立全宗卷或未编制全宗介绍、组织沿革、大事记，中风险；全宗卷不规范或未更新全宗介绍、组织沿革、大事记，低风险 | 低/中 |
查看全宗卷相关材料 |
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
三、业务建设 |
12 |
统计移交 |
定期统计并建立完备台账，按照国家有关规定移交档案 | 26．未进行档案统计或未按规定报送档案统计年报 | 低 | 查看档案统计材料，核查档案统计年报报送情况 |
27．未按档案馆接收计划及时移交期限届满的档案 |
中 | 查看是否存在移交期限届满的档案以及档案移交接收凭据 |
28．发生机构变动或者撤销、合并等，未按规定开展档案处置工作 | 高 | 了解是否存在应处置而未处置或不按规定处置的情形 |
13 |
服务外包 |
规范开展档案服务外包工作 |
29．档案服务外包范围、服务供方信息安全保障能力及业务资质、服务现场管理不符合要求，高风险 |
高 | 查看机关档案业务社会化服务是否超出规定范围，档案服务外包合同是否规范，服务供方是否有相应信息安全保障能力及业务资质，服务外包现场是否落实安全管理措施 |
四、信息化建设 |
14 |
信息化建设 |
加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全 | 30．未使用数字档案管理系统或软件安全保密不符合国家有关规定 | 高 | 查看数字档案管理系统配备使用及安全管理情况 |
31．主要业务系统如政务服务、电子公文系统等不具备归档功能或形成的电子文件未归档 |
中 | 查看主要业务系统是否具有归档模块或是否已与数字档案管理系统对接，电子文件是否已以在线（离线）方式归档 |
32．室藏各类档案未建立完整的电子目录 | 中 | 查看各门类档案目录数据库建立情况 |
33．室藏永久和30年的传统载体档案（除会计凭证） 数字化率未达60% | 低 | 查看应数字化的传统载体档案数字化情况 |
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
四、信息化建设 |
14 |
信息化建设 | 加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全 |
34．未按规定开展档案登记备份工作 |
中 |
查看档案登记备份工作相关文据 |
五、违法违纪行为 |
15 |
违法违纪行为 | 未发生档案管理违法违纪行为 |
35．存在拒不归档以及丢失、篡改、损毁、藏匿、伪造档案和擅自销毁档案等情况 |
高 |
了解是否有档案管理违法违纪行为发生 |
六、工作亮点 |
16 |
工作亮点 |
在档案业务建设方面有显著成效 |
—— |
加分分值 |
—— |
36．单位领导班子召开会议研究档案工作，解决实际问题，加1分；制定印发档案工作计划、规划， 加1分；将档案工作纳入主要业务活动管理制度或 考核制度，加1分 |
3 |
查看相关会议纪要、计划、规划、制度等文件 |
37．组织或参与档案法治宣传、国际档案日等活动，加1分；组织开展所属单位、条线单位档案业务培 训，加1分；建立档案工作协作组并开展活动，加1分；对建设项目、科研项目等开展档案验收或对有关业务活动档案进行审核把关，加1分 |
4 |
查看相关活动和工作记录 |
38．档案管理制度和档案业务规范完备、修订及时，加1分；设置了档案整理用房、阅览用房，功能布 局科学，加1分；档案设施设备齐全，自动化程度 较高，加1分 |
3 |
查看制度和规范文件，查看档案用房和设施设备情况 |
评价清单 | 评价内容 | 评价项目 | 风险等级 | 操作方法和要领 |
六、工作亮点 |
16 |
工作亮点 |
在档案业务建设方面有显著成效 | 39．重大决策、重大活动、突发事件、重点项目等档案管理规范，建立了档案专题数据库，每1种加1 分，最高3分 |
3 |
查看专题档案管理及数据库建设情况 |
40．开展档案编研工作，专题性的每1种加1分， 综合性的每1种加2分，最高5分；利用档案资料 举办陈列展览或拍摄专题片，加3分 |
8 |
查看近5年档案编研材料、陈列展览、专题片制作情况 |
41．通过省级示范数字档案室测评，加3分；通过 国家级示范数字档案室测评，加6分 |
6 |
核查数字档案室测评情况 |
42．参与市厅级以上（含）档案科研项目研究、档案标准制修订工作，加3分 | 3 | 核查近5年参与档案科研项目、档案标准制修订工作情况 |
43．档案工作人员作为专家参与档案主管部门、国家综合档案馆组织开展的专项工作任务，加2分；档案工作受到档案主管部门、国家综合档案馆肯定或本单位的表彰，加3分 |
5 |
核查近5年相关工作任务记录和肯定表彰文件 |
44．专家认为可以加分的其他工作亮点，加1~2分 |
2 |
查看相关工作成果 |
评价标准： 1. 优秀：评价项目无高风险项，中风险项不多于1项且中、低风险项合计不多于3项，加分不低于20分； 2. 良好：评价项目无高风险项，中风险项不多于2项且中、低风险项合计不多于6项，加分不低于15分； 3. 合格：评价项目无高风险项，中风险项不多于4项且中、低风险项合计不多于10项； 4. 未通过：评价项目存在高风险项，或中、低风险项合计多于10项。 附注：操作方法和要领中未专门注明查看（了解、抽查、核查）周期的，一般为近3年。 |
附件3：2022年度的档案整理及数字化加工预估工作量
1 | 类型 | 预估数量 | 单价 | 总价 |
2 | 文书档案 | 500件 |
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3 | 业务档案 | 标准卷 | 400卷 |
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4 | 多媒体档案 | 实物 | 25件 |
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照片 | 2盒 |
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5 | 会计 档案 | 凭证装盒 | 500盒 |
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账簿/报表 | 20卷 |
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6 | 数字化加工 | 纸质档案 | 80000页 |
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| 合计 |
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